管理前哨站/問題意識 幫你打開成功大門

墨菲定律(Murphy's Law)指出「凡是有可能出差錯的事,

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,一定會出差錯」。這個定律不是要我們消極的坐待問題出現(坐以待斃),

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,而是要我們善用問題意識(起而行動),

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,隨時提高警覺,

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,進而提出預防及因應對策。預防勝於處理,

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,既然知道一定會發生問題,

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,就必須積極防範於未然,

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,這是管理工作的本質。人們都有一定程度的惰性,習慣安於現狀,職場上也常見蕭規曹隨的管理心態,大家都認為沒有問題,以致問題接二連三的浮現,但卻不知道問題出在哪裡,過一天算一天,等到事態嚴重,亡羊補牢都不一定有用。管理者抱持安逸心態,不知斷送了多少進步的動力,失去多少發展的契機,削弱了多少競爭力道。企業若缺乏問題意識就沒有改善的原動力,稍微鬆懈很快就落入敗部,要從敗部翻身就難上加難了。安逸的習慣不僅會蒙蔽經營方向,也會腐化管理意圖,沒有改善的動力會使公司出現熵效應,逐漸走向衰敗之路而不自知。我在業界擔任總廠長時,有一天下午4時許到現場巡視,只見一位同仁雙手握持高壓水管,努力沖洗罐裝室地板,此時調配桶下方開關不斷流出當天未用完的原液,「不對勁的問題意識」立刻湧上我心頭。我請教現在在做什麼?同仁回答這是訂貨生產的產品,今天剩餘的原液必須徹底清洗乾淨,接著還要進行調配桶清潔消毒工作(他的工作正確無誤)。瞭解狀況後,我回到辦公室馬上請該部門主管來討論如此做的原因。沖洗掉的原液白白浪費很可惜,有沒有改善的方法?主管解釋訂貨生產的產品必定會有剩餘的原液(我同意此說法),沒用完的原液,當天必須沖洗乾淨,徹底清潔消毒,以往十幾年都是如此做(我認為應該有改善的方法)。我當場提議從明天開始所有的原液都罐裝成完整的產品,一滴都不能浪費。主管回應可是沒人訂貨,恐會造成困擾。我馬上請來負責接受訂貨的同仁,請他負責向經銷商推銷這些額外生產的產品,甚至借用我的名義推銷也無妨(我曾經負責輔導經銷商的工作)。我鼓勵行銷人員積極主動推銷,此舉不但可以杜絕浪費,而且還可以提高業績,一舉兩得,何樂而不為?果然如我所料,從此不再浪費原液,因為此一小小的改變,每個月營業額平均約增加30萬元。徒法不足以自行,管理工作貴在徹底落實執行,再完美的計畫,再理想的方案,如果沒有落實執行,無異是形同虛設。執行除了有賴組織力量的運作之外,還需要有人負責檢視與追蹤,本著PDCA的精神,永無止境的做下去。日本人把管理稱為「監督」,意指凡事都要有合理監視,理性督導,落實執行,馬虎不得,一旦放任、鬆懈,問題立刻就會浮現,而且層出不窮,令管理人員疲於奔命。人人都有「問題意識」的本能,只是動機與心態有別,敏銳程度各不相同罷了,有些人善於發掘問題,進而尋求解決的方法,以致績效與成就超越他人。有些人對問題視而不見,無動於衷,習以為常,以致失去許多發展機會。企業經營如同參與一場競爭激烈的賽局,問題意識濃厚的企業,處處都是改善的契機,不斷改善是撬開成功之門的重要法寶。缺乏問題意識的公司,沒有用心落實管理,不知問題出在哪裡,任其蔓延與惡化,要有績效或成就無異是緣木求魚。(作者是文化大學行銷所、廣告學系兼任副教授),

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