思考方塊/贏得長官緣

在等車的過程中,

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,聽到一段對話:「好久不見了,

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,工作還順利吧!升遷了沒有?」「還不是老樣子,

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,沒有長官緣,

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,怎麼會輪得到我?」這樣的對話,

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,在職場上並不少見,

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,通常會將沒有升遷的理由,

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,歸因為沒有長官緣,

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,而沒有自我檢討或反省。長官緣通常有其因果,不會是短時間的印象,而是長期累積的結果。 長官緣通常來自三件事:事件、文件、如期交件。尤其文件更是造成長官印象最重要的原因之一。在職場上,文件包括簽陳、計畫、報告、實錄、簡報、會議資料等,藉由文件的撰擬是提升長官緣的有效途徑。撰擬文件要有「得分法則」的概念,以縮寫字SCORE來表示。Specific,內容要「具體明確」,扣合主題,論述要切合重點,言之有物;Clear and Concise,句子敘述要「清楚簡潔」,不宜太冗長,兩三行就夠了;Organized,段落敘述要「有條有理」,脈絡要能一貫,前後要能相互呼應:Reachable,事情要「能達成」,目標要「能實現」,要能實際解決問題,要有實質的處理意見,不能太過形式,也不能敷衍,不能說了半天等於沒說;Exact,用字遣詞要「正確無誤」,不要有錯誤的用語,最好多看幾遍,如用「得」或「應」在法規上的意義就有很大的不同。就像球賽,藉由每一次的陳報文件,不斷地得分,建立長官緣。每一次選舉完後,通常會看到首長批評行政效率不佳的新聞,一份公文會簽了五、六個單位,蓋了二、三十個章,卻沒有真正解決問題,甚至還有贅字、漏字、錯別字等,這個現象反映了因專業分工或權責分工,導致各自為政,缺乏團隊共識與整合機制的問題。在組織內,因業務權責有相關就需要簽章,因此,會簽的人要能以組織整體為念,要有「實體整合、邏輯分割( LPAR,Logical Partition)」的認知,以成事為主要思維:Legal,文件或簽陳內容一定要「合法」,至少要做到不違法,若不合法就不該簽章。Promise,對於我要負責的工作項目,我「承諾」會盡自己的力量,努力去達成。Agree,我「同意」文件內容,不可以簽了章卻還有不同的意見,造成組織的紛擾。Responsibility,文件內容若有錯誤、有問題、或有疏失,我會負該負的「責任」,不會推託。在職場上要以SCORE來為自己不斷地得分,並以LRAR來展現團隊精神,如此一定會成為長官眼中的好部屬,有一天也會當長官的。(作者是資深資訊主管),

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